前編ではリモートワークを中心とした働き方改革に関して記述しました。
後編では働く時間の短縮や、労働環境の改善にもつながる生産的な時間の創出の視点で内容を展開していきたいと思います。
生産的な時間とは、クリエイティブな仕事に費やされる時間であり、価値を生み出す事に充てられる時間です。
一方で非生産な時間とは、単純作業のような仕事に使われている時間です。
自社スタッフの業務時間内でいかに多くの生産的な時間をつくれるか。企業の業績に直結する課題です。
働き方改革とは
一億総活躍社会の実現をコンセプトにはじまった改革です。
リモートワークなどを多用して、ダイバーシティという多様な働き方を実現しようというプロジェクトといえます。
2016年9月に安倍首相が内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置し、以降国全体の動きとなりました。
昨今問題にあっている残業問題といった労働環境の改善も大きなテーマのひとつといえます。
働く時間の「質」が求められる時代
ブラック企業…残業問題…。
今や働く時間は大きな社会問題です。
企業は働く「量」ではなく、働く「質」にこだわっていかなければなりません。
業務時間内には、自社のスタッフでなければできない業務（生産的な仕事）に専念してもらう必要があります。
生産的な仕事は、長期の経験値が必要で、スキルやノウハウが必要になる業務です。
または、そういったスキルやノウハウが身につく経験になるような業務です。
働き方改革の課題
働き方改革ではいくつかの問題も発生しています。
それは、仕事を効率化して働く時間を短くしましょう。…までは良いのですが、求められる業績は現状維持以上で今までと変わらずという点です。
業務量を減らして売上を上げるという相反する事を実現する事は簡単ではありません。
理想と現実のギャップに各社少なからず課題を抱えてます。
業務内容を仕分ける
働く時間を減らして、かつ業績を上げていく為には、まず働き方そのものを見つめ直す必要があります。
前述で記載した生産的な時間や、非生産な時間といった視点で業務を仕分けていく事が必要になってきます。
例えば従来すべて自社でまかなってきた業務を下記のような３分類に分解して、新しい業務の取り組み方を再構築します。
ーーーーーーーーーーーー
【自社スタッフの業務】独自のスキルやノウハウが必要なクリエイティブな仕事
【アウトソースする業務】簡単にパターン化できる単純作業
【システムをもっと活用する業務】情報のアウトプットや情報伝達や情報共有の方法
ーーーーーーーーーーーー
自社スタッフの業務
これは「ヒト」でしかできない業務という意味です。いわゆる今まで記述してきた生産的な仕事です。
昨今ではAI 関連でよく話題になる内容で、人工知能の出現で失われる仕事、失われない仕事の類の内容です。
その後者（失われない仕事）が自社スタッフの業務と言えると思います。
アウトソースする業務
内製と外注を切り分ける精度が、働き方改革の成功如何に直結してくるように思います。
この業務を端的に定義すると、少々の訓練とマニュアルがあれば量産できる仕事です。
例えば情報のシステム入力や、マニュアルで対応可能なサポート業務、事務作業などがあげられます。
もうひとつの「システムをもっと活用する業務」との親和性がとても高いように思います。
今まで発生していなかったコストや仕事の概念が必要になってくるので、変わっていく流れに自身がアジャストしていく柔軟性も各自に求められます。
システムをもっと活用する業務
一点目は情報のアウトプットの自動化です。
これは報告書などを作成する際に、一度システムに入力した情報を再度報告できる形式で入力し直す（つくりなおす）作業です。
集計作業などがわかりやすい一例で、この「報告書の作成業務＝報告をするための情報加工業務」に各社大きくリソースを割かれています。
入力した情報を欲しい形の情報として自動抽出する事ができるだけでも大きく業務の効率化を図る事ができます。
これには報告を受ける側の理解も必要で、情報加工にかかる工数を全社的に改めて見直してみる必要があります。
PowerPointを使った社内報告資料の作成を禁止した話しが最近では話題です。
二点目は情報共有や情報伝達です。
チャットシステムやテレビ会議システムなど、クラウド技術の発達で、コミュニケーションは減らさずに情報伝達や情報共有をもっと効率化できます。
例えば、メールを送りました。返信きました。電話でも内容を確認します。この一連の流れには多くの重複作業があり、情報を送る側、受け取る側の時間が無駄に割かれます。
クラウドを活用する事で情報伝達、確認の一連の作業を二度手間なく実施していく事が可能になります。
働き方改革の手順
働き方改革の根幹は「生産的な時間をいかに増やせるか」です。
そして目的は、業務効率を上げて、効果をさらに上げる事です。
その為の手順を簡単にまとめると…
１，今まで１人に依存していた働く「量」をリモートワークで分散して補完する。
２、単純作業などの非生産な時間をアウトソースする。業務時間から非生産な時間を排除する。
３、生産的な時間を意図的につくり上げる。
４、各スタッフが自分にしかできない仕事（生産的な仕事）を業務時間内フルで使って最短の時間で結果を出す。
５、１人１人の働く時間が減って、今まで通りの業績で業務を遂行できる。
このような流れになります。
まず仕事を仕分けする。自分でなくてもできる業務はアウトソース。生産的な時間を意図的につくって、業務時間内は生産的な仕事をしかやらない。
働く時間を減らして結果も同様に出す。このサイクルを回していく事が働き方改革といえます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
その他にも、名刺や手書きメモ、アンケートなどの紙の情報を自動でデータ化できるサスケのCloudScanというツールを使えば、システムに情報を入力する非生産な時間を完全にアウトソースする事ができます。
働き方改革はクラウドツールの活用方法が鍵になります。
投稿者
- サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
