2022年11月に公開されて以来、ChatGPTのビジネスシーンでの活用が加速しています。本記事ではChatGPT「プロンプト」の活用に焦点を当てました。ビジネスメールでの効果的な使い方を紹介します。
参照：https://platform.openai.com/docs/guides/prompt-engineering
Contents
ChatGPTプロンプトの基本とその魅力
ChatGPTは、自然言語処理技術を駆使したAIツールです。多様なプロンプト（入力例）によって様々なタスクをこなすことができます。「プロンプト」とは、簡単に言えば、ChatGPTに対する指示や質問のことです。このプロンプトの使い方を理解することで、ChatGPTの機能を最大限に活用することが可能になります。
ChatGPTプロンプトのコツ
・明確かつ具体的な指示:
曖昧な質問や指示では、期待する回答を得られないことがあります。
・目的やコンテキストの明確化:
目的やコンテキストを明確にすることで、より精度の高い回答を得られます。
・一つずつの質問や要求:
複数の質問や要求を一度に投げかけずに、一つずつ明確にすることが効果的です。
プロンプトテンプレート
以下に、メール作成のためのプロンプトテンプレート例を表にしました。ビジネスシーンに応じて、カスタマイズしながら使用してみてください。
表1: 対応の種類による分類
| プロンプトの種類 | 入力例 | メールの概要 |
|---|---|---|
| クレーム対応のメール返信文 | 「クレーム対応のメール返信文を作成してください」 | 顧客からのクレームに対する丁寧な返信文 |
| お詫びメール | 「納期遅延に関するお詫びと対応策を説明するメールを作成してください。」 | ミスやトラブルに対する謝罪と対応策を説明するメール |
| 顧客からの問い合わせへの迅速な対応 | 「製品の資料請求に対する返信メールを作成してください。資料の送付方法と予定日を記載してください。」 | 顧客からの質問や要望に迅速に対応するメール |
表2: 目的別分類
| プロンプトの種類 | 入力例 | メールの概要 |
|---|---|---|
| ビジネスメールの挨拶文 | 「ビジネスメールの挨拶文を生成してください」 | 一般的なビジネスメールの開始文 |
| プロジェクト更新の連絡メール | 「プロジェクトの進捗に関する更新メールを作成してください」 | プロジェクトの進捗状況を報告するメール |
| イベント招待メール | 「来月のイベント招待メールを作成してください」 | イベントや会議の招待状 |
| 商談のフォローアップメール | 「先日の商談に関するフォローアップメールを作成してください。次のステップの提案を含めてください。」 | 商談後の関係維持や次のアクションへの誘導を目的としたメール |
| 一括メール送信時の効率化 | 「展示会来場者に向けたお礼のメールを作成してください。内容には、来場の感謝と次回のイベント案内を含めてください。」 | 大量の受信者に対する一斉送信メール |
このように、メールの対応の種類や目的に応じてテンプレートを分類することで、必要なシチュエーションに応じたメールテンプレートを迅速に選択し、効率的なコミュニケーションを実現することができます。
ChatGPTプロンプトでのメール作成時の注意点
ChatGPTを使用してメールを作成する際には、いくつかの注意点があります。
まず、プロンプトは明確かつ具体的である必要があります。曖昧な指示では、期待通りのメール内容を生成することが難しくなります。また、メールのトーンや文体を指定することで、より適切なスタイルのメールを作成できます。重要なのは、ChatGPTが生成したメールはあくまで提案であること。最終的な内容はユーザーが確認し、必要に応じて調整することです。
一方で、ChatGPTを使用しない方が良いケースも存在します。例えば、以下のようなメールはAIによる自動生成には不向きです。
・非常に個人的かつ感情的な内容を含むメール
・極めて専門的な知識を要するメール
・法的な問題や機密情報に関わるメール
これらのケースでは、人間の判断と専門知識が必要となるため、ChatGPTの使用を避けるべきです。
ChatGPT連携「クラウドサービスサスケ」の「メール本文自動作成機能」について
「クラウドサービスサスケ」(以下サスケ)は、インサイドセールス・見込み顧客育成に特化したセールス＆マーケティング支援ツールです。
「サスケ」には、メール送信機能が付いており、ChatGPTとの連携により、メール本文の概要と要素を入力するだけで、自動的にメール本文を生成される「メール本文自動作成機能」が備わっています。これにより、一括メール送信時の効率化、個別顧客へのカスタマイズメール、顧客からの問い合わせへの迅速な対応など、様々なシーンでのコミュニケーションが効率的かつ迅速に行えるようになります。
また、ChatGPTのプロンプトを使うことにより、メール作成をはじめとする業務が効率化されます。これにより、業務の幅が広がり、作業のスピードが向上します。
その他のChatGPT連携機能について
電話発信機能「CloudCTI」との連携を2023年6月にリリースしています。この機能では、通話内容を自動で文字起こし＆自動要約することが可能です。それにより、長い通話の手入力にかかる時間を削減。顧客とのコミュニケーションに集中できるようになります。また、手入力のバラつきをなくし、客観的なデータを得ることが可能です。さらに、録音データに基づく客観的なフィードバックにより、営業メンバーの教育が効率的に行えます。
まとめ
今回は、ビジネスメールにおけるChatGPTのプロンプトの活用について解説しました。ChatGPTを活用することで、クレーム対応やイベント案内など、ビジネスメール作成が効率的になります。作成の際は、明確かつ具体的なプロンプトの指示を心掛けましょう。AI生成することがそぐわない内容も中にはありますので、この技術をうまく活用し、レスポンススピードを上げて顧客満足度向上や業務効率化を目指し、ワンランク上のビジネスコミュニエーションを実現させましょう。
投稿者
- サスケ(saaske)マーケティングブログは、新規営業支援ツール「クラウドサービス サスケ」のオウンドメディアです。筆者はサスケのマーケティング担当です。SFA、CRM、MA、テレアポ、展示会フォローなど、営業支援のSaaSツールにまつわる基礎知識や実践方法などをお伝えしていきます。
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