— アンケートではないヒアリングシートを使用した展示会運営で悩んでいたこと
弊社は、無線機器を専門に製造する企業です。Wi-Fi信号を発信するアンテナ装置や、物流倉庫及び小売店で活用される情報端末などを開発・製造しております。お客様は企業、自治体、学校など多岐にわたります。特に2019年からスタートしたGIGAスクール構想(全国の児童・生徒1人に1台コンピューターと高速ネットワークを整備する文科省の取り組み)の影響で、学校内のWi-Fi設備向上のニーズが増加し、弊社製品への引き合いが増えています。「快適無線」というコンセプトのもと、通信の課題解決に貢献する製品開発を進め、お客様の期待に応える提案を行っています。
弊社は年間15～20回の展示会に出展しており、大規模なイベントでは特に「ヒアリングシート」を活用しています。このツールを使う理由は、一般的なアンケートが受動的な情報収集にとどまるのに対し、ヒアリングシートは営業担当者が直接、お客様と対話しながら得た情報を記録していきます。これにより、より深い情報が取得でき、お客様との密なコミュニケーションを実現しています。
展示会のデータ化において、サスケを導入する前は、収集した名刺とヒアリングシートを1日ごとに委託先へ郵送してデータ化していました。この作業は、当時担当者1名で行っていましたので、とりまとめの労力が大きく、業務の煩雑化が問題となっていました。さらに、データの処理とサスケへのインポートには約2週間を要し、これが迅速な来場者フォロー対応を妨げる一因となっていました。
—サスケ担当者がサスケの活用を的確にアシスト。業務効率化とコストパフォーマンスの実現を手厚くサポートしてくれた
サスケの導入により、展示会でのヒアリングシートや名刺のデータ化が格段に容易になりました。サスケ導入前は、データ化の外部委託の煩雑さや時間のかかり具合に課題を感じていましたが、この点をサスケの担当者に相談したところ、サスケCloudScan機能を活用する方法を提案され、すぐに導入を決定しました。
サスケCloudScan機能により、手書きのヒアリングシートをスキャンしてデータ化し、サスケに取り込む一連の作業がスムーズに行えるようになりました。これにより、外部に依存していた作業を内製化することができ、コスト削減と作業の迅速化を実現しました。特にこの機能のコストパフォーマンスは非常に高く、全体の業務フローをトータルで見た際の効率化は計り知れません。単にデータ化の一部を切り出してコストを評価するのではなく、全体の作業フローを通じて、作業のスピードや操作の簡便さを考慮すると、従来の作業と比較して、サスケを使用する方が圧倒的に負担が少なく、効率的です。
さらに、長年にわたってサスケをサポートしてくださっている担当者の存在も大きな強みです。サスケ担当者には弊社の業務内容や何を重視しているかを深く理解してもらっており、無駄のない適切なコミュニケーションと効果的なサポートを提供してもらっています。結果として、サスケの導入は業務効率化だけでなく、担当者としての負担軽減にも寄与しており、大変重宝しています。
—展示会フォローにサスケを選んだ理由。紙とデータの紐づけができるのはサスケだけだった
展示会後のフォローアッププロセスでサスケの採用を決めたのは、他のツールと比較してその利便性が決め手でした。他のソリューションも検討しましたが、展示会での接客の実情を考慮すると、サスケの機能が際立っていました。
例えば、他社からはヒアリングシートのWeb化に関する提案がありました。一見効率に見えたこの方法も、ブースの混雑時間になると記入者は入力作業を一時中断する必要があり、その作業継続性に課題がありました。一方で、手書きのシートなら、途中で中断してもそのまま残すことができ、後で容易に再開できるため、現場からは紙のヒアリングシートの使用が好まれていました。
この問題を解決するため、書きのヒアリングシートといただいた名刺データを効率よく紐づけ可能なツール(ヒアリングシートの設問単位で手書き情報と紐づけ可能)を探していたところ、サスケでそれが実現できることがわかりました。この機能がついているツールは、探した中ではサスケだけでした。
サスケの導入により、名刺とヒアリングシートの情報を素早く一元化でき、その名寄せ機能を活用して、異なる紙データを一つの顧客情報に統合することが可能になり、速やかな営業フォローが可能となりました。
データ化された情報をもとに、インサイドセールスチームが迅速に初動のテレコールを行い、ヒアリングシートの詳細を基に顧客と対話を進めます。こうしたプロセスは、営業活動において極めて重要であり、サスケの利用によってデータ化された情報を基に、インサイドセールスが即座にテレコールを実施し、営業の機会を最大化することができるようになりました。このようにサスケの活用は、業務の効率化だけでなく、営業チームのパフォーマンス向上にも寄与しています。
—対面の展示会でしか得られないことを、サスケを活用しながら営業活動に生かしたい
コロナ禍において、対面での顧客との接点が一時的に途絶え、オンライン展示会にも出展しましたが、実質的な効果はなかなか感じられませんでした。実際に製品を目の当たりにしてもらい、直接フィードバックを受けることができるリアルな展示会出展を再開する中で、その価値は変わらず、これからも続いていくと確信しています。
現在では、従来のマーケットに限定せず、新たな業界向けの展示会へも積極的に出展しています。特にIoT分野では、私たちの製品が家庭だけでなく、事業所や自治体の災害対策、遠隔地を繋ぐ課題解決にも寄与しており、様々な自治体や企業との連携を通じて、製品を用いた実証実験(*)を進めています。これらの経験から、私たちの製品が多様なシナリオで活用される可能性を確認し、マーケティングと営業活動の強化に励んでいます。
*鳥獣害防止のためカメラを設置し遠隔監視や、
自治体の災害対策として浸水可能性があるエリアにカメラ設置し遠隔監視（アンダーパス対策）等
展示会で得た生のデータは、価値あるものです。AIではなく人間のみが捉えられる微妙なニュアンスをいかに迅速に社内で共有し、次のアクションに繋げるかが重要です。このプロセスは、展示会を通じて得られる貴重な顧客情報を活用するために不可欠です。
展示会のアフターフォローでは、インサイドセールスが業務効率化の鍵を握っています。営業成果を最大化するためには、インサイドセールスがスムーズに動ける環境を整えることが求められます。今後もサスケを駆使して業務課題を解決し、さらなる営業効率の向上を目指していく計画です。
※掲載内容は取材当時(2024年6月)のものです。
